2022-11-30 我所採用的文件權限管理方式 with Notion(Personal Pro)
舉例來說：新成員與實習生，我是否要在第一時間就邀請進團隊文件中心？ 這邊可能會有幾種風險：
- 資料外洩
- 成員不小心修改
- 對於新人來說可能突然間壓力太大
- 尚未熟悉團隊運作方式，可能會來回修改多次
- 增加管理者負擔 其實任何想得到的都有可能，最嚴重莫過於資料外洩。團隊建立不容易，所遇到的問題更是google不到的，身為管理者若輕忽這個議題，恐怕也會枉費團隊的努力。
此外，若與新進人員的距離如此疏遠，也會讓新人很不受重視，明明是貴司邀請我進來，卻防的跟甚麼一樣？ 那我們該如何做到兩全其美呢？ 但我必須要說，我這一套並非正統，我相信市面上針對專案管理的軟體有非常多，這樣的需求也應該是每個軟體團隊所需要。但在規模尚未大到可以跟老闆申請預算的前提下，我們還是要好好的執行專案我也更要好好的操作專案管理。 這篇的前提我們採用Notion，方案為Personal Pro。重點中的重點，這是符合我們團隊的方式，但想分享核心思考提供大家參考，看在比較資源有限的情況還能掌握到一些權限技巧。
先理解Notion(Personal Pro)可以做到的權限控制
個人方案可以建立Page並邀請外部人員進來，一共有五種權限可以設定。
外部人員權限控制
在此Page內的人員有一個特性：
可以從Root一直往下看到所有資訊，比方說Page中的Page，通常我們專案建立會先從Dashboard開始，不斷的Create page去做各種紀錄與文件。
Dashboard of Team
改變先從結構開始
既然已經了解Root之下通通都會曝光，我們就把Node(Page)抽離出來。
權限管理架構
Root就是原先的Dashboard。
同樣的Workspace去建立更多Page，一個Page為一單位再去邀請相關專案人員，從Dashboard開始就可以脫離Root，每個Page自行管理。
回到Root只要透過Link page的方式擺回即可。下圖箭頭為Link page.
同理，Page內也可以直接引用DB最文件參考，而權限也僅有Page leader(Project leader)擁有。若真的需要給外部參考，最直覺的方式就是Copy一份出來到該Page囉。
Link page
做到這邊，我們與過去唯一的差別就是：
原本在Dashboard下建立Page的動作，改到Workspace底下，並且謹慎的邀請相關Team member進到Page。 完成這樣的動作後，從Root看下去就不再全部看光光啦。最後我們開了Project list如下。
Project list 管理者(Manager)建立這頁Page，邀請核心成員(Page leader)進來，後續由核心成員去長Page，再由核心成員去邀請他們的專案成員(Team member)進來，甚至是跨單位合作也不擔心資訊汙染及外漏。這一段敘述就是在上圖架構中，湖水藍色便利貼的部分，每一張就代表一項專案的List。
Project lists
後續
新進成員或實習生，在到部第一天就可以直接進入團隊Dashboard，我們也不用擔心敏感資料會外漏。 在這邊有新人求生指南，團隊的一些既有行程，也有團隊成員簡介，還有Team build的一些記錄。
經營這些內容更可以快速的把團隊文化感染給新人，協助他們在最短時間內融入我們。 萬事起頭難，所有成員的第一天只要感受是舒服的，未來合作的日子比較能夠長久。
最後，真的讚嘆Notion這樣的軟體工具協助團隊管理，後續若有更棒的Flow會再分享。若有人願意討論或給更棒的意見也歡迎告訴我囉。 Notion - One workspace. Every team.We're more than a doc. Or a table. Customize Notion to work the way you do.www.notion.so By Allen Shaing on November 30, 2022. Canonical link Exported from Medium on March 15, 2023.